Kategorie-Archiv: Projektblog SOSHIP

Reflexion und Projektabschluss

Nach einer kurzen Verschnaufpause ging es für uns 5 Wochen später in die Nachbereitung der Veranstaltung. Noch einmal überprüften wir, ob unser Equipment beim Abbau und Rücktransport sicher wieder im Lager untergebracht wurde. Auch galt es noch offen stehende Arbeitspakete abzuschließen, die sich weniger mit der Vorbereitung und Durchführung des Musikwettbewerbs beschäftigen, als vielmehr den größeren Rahmen des Comenius-Projektes und die Kooperation mit der Portugiesischen Delegation abdecken. Dieser Blog ist ein Beispiel hierfür.

Die Nachbearbeitung des Projektes fand auf verschiedenen Wegen statt. Zunächst besprachen wir im Plenum unsere Eindrücke und nutzten zur besseren Einordnung die TIP/TOP-Methode: Jeder konnte zu den drei Bereichen Veranstaltung, Planung und Projektmanagement-Methode jeweils einen positiven (TOP) und einen negativen Kommentar abgeben. Für die negative Seite sollte zugleich ein Verbesserungsvorschlag (TIP) abgegeben werden.

Dann hat jeder von uns sein spezifisches Arbeitspaket evaluiert. Dies beinhaltete eine Reflexion der geschätzten und tatsächlichen Arbeitszeit, unserer Zusammenarbeit mit den verschiedenen Beteiligten sowie die Überprüfung, ob die veranschlagten Ziele erreicht wurden. In einem Plenumsgespräch hatten wir die Möglichkeit, unsere Evaluationen zu erläutern. Unsere Ergebnisse führten wir dann in einem Projektbericht (bestehend aus Konzept, Durchführung und Reflexion) pro Arbeitspaket zusammen.

Zum Abschluss präsentierten wir unsere Ergebnisse. Hier waren wir nicht mehr entsprechend unserer Arbeitspakete aufgeteilt, sondern (wie am Veranstaltungstag selbst) in die jeweiligen Gewerke. Beleuchtung, Akustik, Bühnentechnik, Energieversorgung und Sicherheit. Ähnlich wie in der Abschlussprüfung begründeten wir die Auswahl der technischen Komponenten und unser Vorgehen bei der Durchführung. Anschließend reflektierten wir, was gut oder schlecht gelaufen war und was man bei einer Wiederholung verändern könnte.

Zum Abschluss der Projektphase kann man nun sagen, dass wir definitiv über das letzte halbe Jahr viele Eindrücke mit der Projektmanagement-Methode gesammelt haben. Inwieweit uns diese Erfahrung künftig im Berufsleben nützen wird, können wir noch nicht beurteilen. Das hängt sicherlich auch davon ab, ob und in welchem Umfang Projektmanagement in dem jeweiligen Unternehmen eingesetzt wird.

 

Musikwettbewerb „inter-kult“: die Projektrealisierung!

Wir begannen den Veranstaltungstag aufgeteilt in zwei Gruppen: Während die Ton- und Licht-„Gewerke“ das Material im TBZ einluden und zur Wilhelm Wagenfeld Schule (WWS) transportierten, wurde dort in der Aula durch die Bühnen-, Strom- und Videogewerke bereits die Nebenbühne aufgebaut und die Bestuhlung arrangiert.

Beide Gruppen hatten hierbei mit spezifischen Schwierigkeiten zu kämpfen. Zunächst mussten aufgrund einiger Krankheitsfälle bestimmte Aufgaben neu verteilt werden. Im TBZ fiel dann der Lastenaufzug aus und die schweren Cases mit unserem Material mussten per Hand aus dem dritten Stock zum Transportwagen getragen werden. So wurden hier schon am frühen Morgen die Muskeln und vor allem die Nerven auf die Probe gestellt. In der WWS mussten zunächst die passenden Bühnenelemente aus dem von Mardern verunstalteten Lagerraum geräumt und der restliche Saal von störenden Gegenständen befreit werden. Zudem hatte der Veranstalter am Abend zuvor ohne Absprache einen Eingriff in das Bühnenkonzept vorgenommen. Der neue T-Steg vor der Bühne beeinflusste die Bestuhlungsaufstellung, bei der zudem zahlreiche Stühle mit defekten Verbindungselementen aussortiert werden mussten. Es wurde beschlossen, erst einmal nach unserem ursprünglichen Konzept vorzugehen und den Steg je nach Zeit und Kapazitäten erst im Anschluss entsprechend auszustatten.

Die Nebenbühne war schnell aufgebaut und bald darauf traf auch die erste Materialladung ein. Über den Lieferanteneingang und den Lastenaufzug konnten wir hier alles bequem in die Aula transportieren. Der eigentliche Aufbau begann.

Grundriss Aula-0

Im Laufe des Vormittags und Mittags arbeiteten alle Gewerke entsprechend ihrer wohl kalkulierten Pläne. Hierbei musste jedes Team spontan auf eventuelle Ungereimtheiten reagieren, Alternativlösungen finden und mit den anderen Betroffenen kooperieren. Als größter Einschnitt gilt an dieser Stelle sicherlich die Umstellung des Strom- und somit auch Lichtkonzeptes. Wir hatten für den Ton die 16A-Buchse im Bühnenbereich reserviert und einen weiteren 32A-Zugang in der Kantine für die Beleuchtung gesichert. Vor Ort stellten wir nun erschrocken fest, dass es sich in der Küche jedoch ebenfalls nur um einen 16A-Anschluss handelte. So wurden schnell zusätzliche 16A-Leitungen besorgt und ein entsprechend kleineres Lichtkonzept umgesetzt.

Scheinwerfer_2_0Der Aufbau war wie nach Plan gegen 14 Uhr beendet und es ging an die Feinheiten der Licht- und Toneinrichtung. Der Nachmittag war somit dem Einleuchten, Vorspeichern von Szenen und – je nach Verfügung der Bands – dem Soundcheck gewidmet.

Hierbei kam es zu Verzögerungen, sodass wir die Veranstaltung um 18:20h leicht verspätet begannen. Weitere Änderungen im Programmverlauf wurden von Seiten des Veranstalters in letzter Minute angekündigt oder leider auch in einigen Fällen gar nicht kommuniziert. Durch eine ausgedehnte Moderation zwischen den Beiträgen verstärkten sich die Verzögerungen weiter, sodass die Veranstaltung schließlich eine Stunde später als geplant endete. Dies führte für uns zu einigen Schwierigkeiten, da wir an diesem Abend noch das gesamte geliehene Tonequipment abbauen und in den Partnerbetrieb zurückbringen mussten. Hierfür hatten wir nun bloß eine halbe Stunde Zeit, da die Gegebenheiten des Veranstaltungsortes (Arbeitszeiten des Schulhausmeisters) nichts anderes zuließen.

Mischpult_2_0Dies mag nun zunächst den Eindruck eines desaströsen Abends erwecken. Man muss aber bedenken, dass die eben genannten Entwicklungen vor allem für uns als angehende Veranstaltungstechniker von größerer Bedeutung sind. Inhaltlich wurde die Veranstaltung von Publikum und Veranstalter als außerordentlicher Erfolg bewertet. Die Bands haben mit wundervoller Tonqualität und in stimmungsvoller Ausleuchtung ihre Beiträge spielen können. Der Moderator hat das Publikum aufgemischt und die Stimmung gehalten. Das vielfältige Rahmenprogramm wurde entsprechend einbezogen. Es wurden Wettbewerbssieger gekürt und die Interkulturalität der Stadt und ihrer Bewohner gelobt. Der Kulturladen Huchting als Veranstalter hat somit eine erfolgreiche Veranstaltung durchführen können.

Wir, als angehende Veranstaltungstechniker und Dienstleister, haben entsprechend unseren Teil zur erfolgreichen Veranstaltung beigetragen und wurden für unsere Professionalität, Flexibilität und Kompetenz gelobt. Die Details der Abläufe, die hinter den Kulissen vielleicht schlecht oder zumindest ganz anders als geplant vollzogen wurden, sind nun in der Nachbearbeitung zu besprechen. Unsere Lehrer nennen das “Erfahrungslernen”.

Die Vorbereitung: Management und Technik – wie geht das zusammen?

Als zweite Veranstaltung im Rahmen der Comenius Regio-Partnerschaft zwischen Bremen und Aveiro wurde der Musikwettbewerb „inter-kult“ gewählt. Bei dem Event geht es um den kulturellen Austausch regionaler Gruppen mittels Musik. Ins Leben gerufen wurde dieses Projekt vom Kulturladen Huchting. Kooperationspartner sind neben dem Technischen Bildungszentrum Mitte (TBZ) der BALANCE e.V., das Landesinstitut für Schule sowie die Wilhelm-Wagenfeld-Schule (WWS), deren Aula auch der Veranstaltungsort ist.

Wir, die Schülerinnen und Schüler der Klasse VATE 131 (Fachkraft für Veranstaltungstechnik) des TBZ, sind hierbei für die technische Gestaltung des Abends zuständig. Unsere erste gemeinsame Veranstaltung hatten wir bereits vor den Sommerferien über die wortwörtliche Bühne gebracht, als wir die Abschlussfeier des dritten Lehrjahrs technisch betreut haben. So waren wir auch jetzt Feuer und Flamme, als es auf ins nächste Projekt ging.

Eine Aula – aber nicht unsere? Ein Musikwettbewerb – wie viele Bands? Wer macht was, einfach wie beim letzten Mal? Was haben wir nochmal im Lager? Und wo ist eigentlich die WWS?!

Viele viele Fragen stürmten auf uns ein. Deshalb waren wir sehr froh, mit Hilfe des Projektmanagement-Leitfadens der GPM und mit Unterstützung unserer Lehrer den Nebel schrittweise lichten zu können.

Projektmanagement – das Stichwort, das seit diesem Tag keiner von uns mehr aus dem Kopf bekommt. Denn nun trat ein, was beim „Roten Teppich“ im Juni schon anklang: Erst planen, dann durchstarten! Anstelle des Lagerschlüssels bekamen wir ganz andere Schlüssel in die Hand: META-Test, Projektsteckbrief, Stakeholderanalyse, Zielmatrix, Projektstrukturplan, Arbeitspakete, Checklisten… und wie sie nicht alle heißen. Nach Überwindung des ersten Fremdwortschocks ging es somit an die eifrige Teamarbeit. Nach wie vor ist es manchmal noch schwierig, den inneren Schweinehund am „ach, komm, wir machen einfach“ vorbeizulenken. Aber mehr und mehr kommen wir zu derselben Erkenntnis wie viele andere vor uns. Projektmanagement ist Veranstalten mit System. Nichts geht verloren (oder fast nichts; nobody’s perfect).

In den vergangenen Wochen haben wir uns daraufhin in „Gewerke“ eingeteilt, die den technischen Arbeitsbereichen Ton, Licht, Bühne, Video und Strom entsprechen. Arbeitspakete wurden verteilt und es ging an die genauere Planung der technischen Details. Wir fuhren zu einem Ortstermin an die WWS, um uns die räumlichen und technischen Gegebenheiten anzuschauen. So bekamen wir einen Überblick, der deutlich praxisnäher ist als eine theoretische Fragerunde in der Schule.

Die Fragen wurden nun konkreter: Wo kommt der Strom her? Reicht er aus, für das was wir vorhaben? Wie viele Fluchtwege gibt es und wo? Was ist an Scheinwerfern und Lautsprechern vorhanden? Von wo werden diese angesteuert? Wie bekommen wir unser Equipment in den Saal? Wo soll die zweite Bühne stehen? …um nur einige zu nennen.

Neue Informationen führten zu weiteren Fragen und so waren wir dankbar, dass wir viel Unterrichtszeit nutzen konnten, um entsprechende Rücksprachen mit den Stakeholdern oder untereinander zu halten. So sieht der erste Schritt unserer Stakeholder-Analyse aus.

Stakeholder_Entwurf

Die Gewerke arbeiteten währenddessen unablässig an ihren Materiallisten. Wir überprüften das vorhandene Equipment im TBZ und stellten fest, was wir darüber hinaus für unsere Licht-/Ton-/Strom-Konzepte brauchten. Durch die Ausbildungspartnerschaft zwischen der Berufsschule und den Ausbildungsbetrieben was es uns möglich, entsprechende Leihgaben für den Veranstaltungstag zu erhalten.

Nachdem die technischen Details mehr oder weniger geklärt waren, ging es an die zeitliche Komponente: Wer macht am 23.10. was und wo? Wir entwarfen einen internen Tagesablaufplan für den Veranstaltungs- und den Abbautag. Zusätzlich ergab sich aus der Setup-Liste der Bands ein detaillierter Ablaufplan für den Abend.

Ablaufplan_intern

Mit hoffentlich vorerst allen geklärten Fragen sind wir nun höchst systematisch sortiert (projektgemanagt, wenn man so will) für die technische Durchführung des Musikwettbewerbs „inter-kult“ am Donnerstag. Hier der Link zu unserem “Projektstrukturplan”:

PSP Event 0

 

 

Planung und Organisation

Für die SOSHIP-Tagung, die im Zeichen der Lehrerfortbildung steht und im Zuge unserer Erarbeitungen mit der Projektmanagementmethode von uns realisiert werden soll, müssen verschiedene Teilbereiche sorgfältig geplant werden. Zu berücksichtigen ist dabei der bereits erwähnte finanzielle Rahmen von 1.000€, der unbedingt eingehalten werden muss.

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