Planung und Organisation

Für die SOSHIP-Tagung, die im Zeichen der Lehrerfortbildung steht und im Zuge unserer Erarbeitungen mit der Projektmanagementmethode von uns realisiert werden soll, müssen verschiedene Teilbereiche sorgfältig geplant werden. Zu berücksichtigen ist dabei der bereits erwähnte finanzielle Rahmen von 1.000€, der unbedingt eingehalten werden muss.

Die Anforderungen

Durch unseren Auftraggeber, die GPM, wurde eine Teilnehmerzahl von 80 Personen angestrebt. Diese gilt es in einem Plenum unterzubringen und weitere vier Workshop-Räume samt der erforderlichen Präsentationstechnik für die Referenten bereitzustellen. Hierzu zählt unter anderem eine Galerie mit  Stellwänden, die zur Präsentation einzelner Teilnehmer-Inhalte zur Verfügung stehen sollen. Außerdem wurde ein kulturelles Rahmenprogramm in Form mehrerer Musik-Acts gewünscht sowie eine spezielle Betreuung der portugiesischen Delegation, die bereits am Vormittag den Aufbau der Veranstaltungstechnik interessiert verfolgte. Im Anschluss an die Tagung war ein Get-Together mit Imbiss geplant.

 

Wahl der Location

Zunächst stellte das Landesinstitut für Schule (LIS) Bremen das eigene Forum kostenfrei als Veranstaltungsort zur Verfügung. Wegen einer kurzfrsitigen Terminverschiebung schied es dann allerdings als Location aus. Als Alternative wählten wir die Aula des Technischen Bildungszentrums Bremen-Mitte (TBZ). Sie bietet ausreichend Platz und wurde auch schon früher als Veranstaltungsort genutzt. Die angrenzenden Klassenräume lassen sich überdies mit recht wenig Aufwand in eine ansprechende Arbeitsumgebung für die Workshops umwandeln.Das TBZ verfügt selbst über einen gewissen Bestand an Bühnenelementen und veranstaltungstechnischem Gerät, sodass zusätzliche Kosten für den Materialtransport an dieser Stelle eingespart werden konnten.

 

Versorgung der Gäste

Der nächste Planungsschritt galt dem Catering. Mit rund 80 erwarteten Gästen und 20 weiteren Mitwirkenden mussten Essen und Getränke für geschätzt 100 Personen organisiert werden. Um sicherzugehen, haben wir die Zahl auf 110 Personen ausgeweitet. GPM hat hierfür den Kontakt zu einer Schülerfirma des Schulzentrums Neustadt hergestellt, die uns bald darauf ein erstes Angebot unterbreiten konnte. Enthalten sind darin Getränke, eine warme Mahlzeit, diverse Snacks, Besteck und Geschirr für 110 Personen, sowie 15 Stehtische und der Service durch vier Auszubildende. Lediglich der Transport musste von unserer Seite zusätzlich organisiert werden. Ein großer Teil des Budgets wurde auf diesen Teil der Veranstaltung verwendet.

 

Das musikalische Rahmenprogramm

Die Wahl eines angemessenen Musik-Acts bereitete uns vorerst einiges an Kopfzerbrechen, zumal unser Restbudget keine nennenswerten Gagen für die möglichen Künstler zuließ.

Doch glücklicherweise konnten wir hier auf die Unterstützung des LIS zurückgreifen! Ein musikalisches Schülerprojekt der Wilhelm Wagenfeld Schule wurde uns durch den Lehrer, Herrn Georg Drunkemühle vermittelt. Dabei handelte es sich um ein Rapper-Duo mit Playback und um eine Band mit eigener Instrumentation.

 

Technische Anforderungen

Das Plenum sollte in der Aula des TBZ stattfinden. Deren Maße und der Bestand an Bühnenelementen in den Lagern der Schule lassen eine Bühnenfläche von 4x5m auf einer Höhe von 40cm zu. Darauf befand sich das Rednerpult für die Referenten sowie eine Rückprojektionsleinwand, über die Präsentationen und Logos der Beteiligten liefen. Um die Bühnenfläche herum wurde ein simpler Ground Support für ein Traversen-U gebaut, an dem sowohl der schwarze Backdrop, als auch die Bühnenbeleuchtung befestigt war. Diese bestand und aus konventionellem Licht sowie einigen Moving Lights und wurde durch zwei Traversen-Tower ergänzt, die sowohl das Frontlicht, als auch je einen weiteren Fernsehmonitor halten sollten. Über diese Monitore wurden ebenfalls die Firmenlogos der Beteiligten gezeigt. Sie boten uns eine flexiblere Alternative zu konventionellen Bannern. Vor der Bühne war eine Reihenbestuhlung für die ca. 80 Teilnehmer aufgebaut.

Die Stellwand-Galerie war mit Flutern ausgeleuchtet, die an eine seperate Traversenstrecke angeschlagen waren.

Jeder der vier Workshop-Räume war mit einer Aufprojektions-Leinwand, einem Beamer und einem Laptop samt Presenter ausgestattet. Außerdem waren in allen genutzten Räumen Kameras platziert, die Auf- und Abbau, sowie Verlauf und Inhalte der Veranstaltung dokumentieren wurden.

 

Damit war das Fundament der SOSHIP-Tagung gegossen.

Nun folgt die Feinarbeit!