Die Vorbereitung: Management und Technik – wie geht das zusammen?

Als zweite Veranstaltung im Rahmen der Comenius Regio-Partnerschaft zwischen Bremen und Aveiro wurde der Musikwettbewerb „inter-kult“ gewählt. Bei dem Event geht es um den kulturellen Austausch regionaler Gruppen mittels Musik. Ins Leben gerufen wurde dieses Projekt vom Kulturladen Huchting. Kooperationspartner sind neben dem Technischen Bildungszentrum Mitte (TBZ) der BALANCE e.V., das Landesinstitut für Schule sowie die Wilhelm-Wagenfeld-Schule (WWS), deren Aula auch der Veranstaltungsort ist.

Wir, die Schülerinnen und Schüler der Klasse VATE 131 (Fachkraft für Veranstaltungstechnik) des TBZ, sind hierbei für die technische Gestaltung des Abends zuständig. Unsere erste gemeinsame Veranstaltung hatten wir bereits vor den Sommerferien über die wortwörtliche Bühne gebracht, als wir die Abschlussfeier des dritten Lehrjahrs technisch betreut haben. So waren wir auch jetzt Feuer und Flamme, als es auf ins nächste Projekt ging.

Eine Aula – aber nicht unsere? Ein Musikwettbewerb – wie viele Bands? Wer macht was, einfach wie beim letzten Mal? Was haben wir nochmal im Lager? Und wo ist eigentlich die WWS?!

Viele viele Fragen stürmten auf uns ein. Deshalb waren wir sehr froh, mit Hilfe des Projektmanagement-Leitfadens der GPM und mit Unterstützung unserer Lehrer den Nebel schrittweise lichten zu können.

Projektmanagement – das Stichwort, das seit diesem Tag keiner von uns mehr aus dem Kopf bekommt. Denn nun trat ein, was beim „Roten Teppich“ im Juni schon anklang: Erst planen, dann durchstarten! Anstelle des Lagerschlüssels bekamen wir ganz andere Schlüssel in die Hand: META-Test, Projektsteckbrief, Stakeholderanalyse, Zielmatrix, Projektstrukturplan, Arbeitspakete, Checklisten… und wie sie nicht alle heißen. Nach Überwindung des ersten Fremdwortschocks ging es somit an die eifrige Teamarbeit. Nach wie vor ist es manchmal noch schwierig, den inneren Schweinehund am „ach, komm, wir machen einfach“ vorbeizulenken. Aber mehr und mehr kommen wir zu derselben Erkenntnis wie viele andere vor uns. Projektmanagement ist Veranstalten mit System. Nichts geht verloren (oder fast nichts; nobody’s perfect).

In den vergangenen Wochen haben wir uns daraufhin in „Gewerke“ eingeteilt, die den technischen Arbeitsbereichen Ton, Licht, Bühne, Video und Strom entsprechen. Arbeitspakete wurden verteilt und es ging an die genauere Planung der technischen Details. Wir fuhren zu einem Ortstermin an die WWS, um uns die räumlichen und technischen Gegebenheiten anzuschauen. So bekamen wir einen Überblick, der deutlich praxisnäher ist als eine theoretische Fragerunde in der Schule.

Die Fragen wurden nun konkreter: Wo kommt der Strom her? Reicht er aus, für das was wir vorhaben? Wie viele Fluchtwege gibt es und wo? Was ist an Scheinwerfern und Lautsprechern vorhanden? Von wo werden diese angesteuert? Wie bekommen wir unser Equipment in den Saal? Wo soll die zweite Bühne stehen? …um nur einige zu nennen.

Neue Informationen führten zu weiteren Fragen und so waren wir dankbar, dass wir viel Unterrichtszeit nutzen konnten, um entsprechende Rücksprachen mit den Stakeholdern oder untereinander zu halten. So sieht der erste Schritt unserer Stakeholder-Analyse aus.

Stakeholder_Entwurf

Die Gewerke arbeiteten währenddessen unablässig an ihren Materiallisten. Wir überprüften das vorhandene Equipment im TBZ und stellten fest, was wir darüber hinaus für unsere Licht-/Ton-/Strom-Konzepte brauchten. Durch die Ausbildungspartnerschaft zwischen der Berufsschule und den Ausbildungsbetrieben was es uns möglich, entsprechende Leihgaben für den Veranstaltungstag zu erhalten.

Nachdem die technischen Details mehr oder weniger geklärt waren, ging es an die zeitliche Komponente: Wer macht am 23.10. was und wo? Wir entwarfen einen internen Tagesablaufplan für den Veranstaltungs- und den Abbautag. Zusätzlich ergab sich aus der Setup-Liste der Bands ein detaillierter Ablaufplan für den Abend.

Ablaufplan_intern

Mit hoffentlich vorerst allen geklärten Fragen sind wir nun höchst systematisch sortiert (projektgemanagt, wenn man so will) für die technische Durchführung des Musikwettbewerbs „inter-kult“ am Donnerstag. Hier der Link zu unserem “Projektstrukturplan”:

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